Командировка – временная поездка сотрудника, во время которой он выполняет свои обязанности не на рабочем месте. Организация бизнес-командировок имеет свои особенности, от которых зависят успех поставленной задачи и минимум рисков для обеих сторон – и сотрудника, и работодателя. Организацией бизнес командировок занимается компания travelhub.by.
Из каких этапов складывается бизнес-командировка
Процесс организации командировки может быть частично или на 100% автоматизированным. В некоторых компаниях такие поездки организуют вручную.
Вне зависимости от этого организация включает минимум 4 этапа:
- Планирование поездки. Ответственные лица находят расписание рейсов транспорта, стоимость билетов. При выборе важно учитывать корпоративные тарифы, которые предлагают юрлицам многие компании-перевозчики, отели и гостиницы – в этом случае получится хорошо с экономить. А если у вашей компании с какой-либо организацией действует прямой договор, вам доступны выгодные условия. Есть и факторы, которые делают поездку дороже: например, трансфер или багаж.
- Согласование бюджета. Его обсуждают с внутренней службой компании и непосредственно руководителем.
- Организация логистики. На этом этапе уполномоченные лица подписывают приказ, оплачивают билеты, проживание и поездки на такси, перечисляют сотруднику аванс. Важно предусмотреть все риски – например, что делать, если сотрудник опоздал на рейс, возник перевес в его ручной клади или в билете обнаружилась ошибка. Также нужно грамотно рассчитать аванс, чтобы сотрудник не получил необоснованно крупную или, напротив, маленькую сумму.
- Обоснование расходов после завершения поездки. К ним относятся посадочные талоны, чеки на такси, акты о проживании в отеле.
Если в компании действует автоматизированная организация бизнес-командировок, то появляется возможность проанализировать данные после поездки и снизить будущие расходы.
Как минимизировать или полностью исключить риски
Необходимо хорошо изучить ценообразование.
Так, если ответственное лицо в целях экономии закажет самый дешевый билет, то у сотрудника могут возникнуть проблемы на этапе прохождения пункта контроля.
Например, ему никто не сообщит, что даже за маленький чемодан придется доплачивать. Если командировку внезапно отменят, то есть вероятность, что вернуть дешевый билет не выйдет.
Риски могут возникнуть и с документооборотом. Если сотрудник забудет документы из отеля, потребуется связаться с его представителями и попросить прислать их.
При неполном комплекте документов возмещение расходов усложняется и занимает гораздо больше времени.
