Система электронного документооборота в значительной степени упрощает взаимодействие юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, особенно если территориально они находятся в разных регионах.
Внедрение электронного документооборота является обязательным, так как с ним сопряжены такие важные компоненты, как электронная цифровая подпись.
Для чего нужен электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой специальное, сертифицированное программное обеспечение, благодаря которому можно осуществлять ряд действий, не выходя из офиса. Необходимо отметить, что в 2023г.
С данным технологическим решением связаны средства взаимодействия с государственными органами, в том числе налоговой инспекцией.
Если говорить обобщенно, то ведение сэд позволяет выполнять следующее:
- Взаимодействовать с партнерами компании путем обмена документами, согласования при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП) – это важное преимущество сэд.
- Отправлять отчетность, сведения в государственные органы надзора
- Создавать и хранить документы, в том числе отслеживать их статус.
Задача электронного документооборота состоит в облегчении труда с так называемой бумажной волокитой, так как любой документ всегда находится в доступности, его можно распечатать, либо отправить по электронной почте.
Что относится к системе ЭДО
Система электронного документооборота сэд подразумевает специализированную программу для компьютера, часто с возможностью синхронизации с существующей базой данных организации. Это нужно для повышения эффективности и легкого взаимодействия всех сфер компании.
Услуги по внедрению предприятия в систему ЭДО предоставляет оператор, в свою очередь, для осуществления такой деятельности необходимо иметь юридическую регистрацию, технические и правовые возможности для обеспечения такой деятельности, действующую лицензию на шифрование от ФСБ.
Технические требования к ЭДО заключаются в следующем:
- Предоставлении полноценного функционального утилита для работы, с возможностью создания, согласования, подписи и передачи документов
- Обеспечение информационной безопасности, так как содержание файлов относится к коммерческой тайне организации
- Регистрация всех действий с документом путем использования ЭЦП
- Система электронного документооборота сэд должна иметь защищенность от несанкционированного доступа и взлома.
Внедряя ЭДО, компании облегчают взаимодействие с контролирующими органами и контрагентами.
