Объемы документации в организациях растут, и требуются эффективные решения по их систематизации и архивированию. Каждую организацию интересует создание надежной базы хранения документов, и удобного к ним доступа в любой момент времени. Даже для электронных форм хранения уже возникают затруднения в обеспечении ресурсов для хранения.
Идеальным решением такой проблемы являются облачные хранилища – виртуальная организация хранения на удаленных и безопасно защищенных серверах.
При работе с такими хранилищами пользователи освобождаются как от физического содержания технических средств хранения, так и программного, организационного обслуживания. Централизованная специализация через провайдера позволяет целиком сосредоточиться на решении производственных задач.
Работа электронного архива
Современный электронный архив документов удобно интегрируется с прикладными программами управления предприятием, в первую очередь «1С Предприятие», и с другими управляющими системами.
Одинаковые форматы автоматически интегрируют архив системой управления, одновременно ее разгружая.
Общие принципы работы архива:
- Загрузка документов поодиночке или пачками, и в любой последовательности. Архивные программы распознают документы по их типу, распределят по разделам хранения, присваивая уникальные наименования по общим принципам.
- Архив сам распределяет документы, и предоставляет возможность пользователям – руководителям формировать доступы сотрудникам.
- Универсальный поиск извлечет документ для использования по любому критерию или просо части текста документе.
Теперь руководство предприятия не беспокоится о месте хранения и безопасности архива. К нему обеспечен мгновенный доступ в любое время года и суток.
Организовать электронный архив документов позволит программа Скан архив. Подробнее с возможностями софта Скан архив гэндальф можно ознакомиться на сайте scan-archive.ru.
Преимущества электронного архива в облачном сервисе
Такие программы, как скан архив, имеют следующие достоинства:
- Архивные программы автоматически распознают более 20 видов документов. Предприятие освобождается от любых форм архивов. Не требуются дополнительные технические средства.
- В облачном формате доступ не ограничивается временем и объемом хранения. Объем наращивается по ходу работы в необходимом количестве.
- Сокращение времени доступа при документообороте.
- Высокий уровень безопасности хранения соответствует банковскому уровню хранения.
- Все документы могут легко оформляться для отчетности, или формировать данные для предоставления в налоговые службы.