Электронный архив документов организации — как создать

Электронный архив документов организации — как создать

Дата публикации: 06.11.2022 Рубрика: Бизнес с нуля

Объемы документации в организациях растут, и требуются эффективные решения по их систематизации и архивированию. Каждую организацию интересует создание надежной базы хранения документов, и удобного к ним доступа в любой момент времени. Даже для электронных форм хранения уже возникают затруднения в обеспечении ресурсов для хранения.

Идеальным решением такой проблемы являются облачные хранилища – виртуальная организация хранения на удаленных и безопасно защищенных серверах.

При работе с такими хранилищами пользователи освобождаются как от физического содержания технических средств хранения, так и программного, организационного обслуживания. Централизованная специализация через провайдера позволяет целиком сосредоточиться на решении производственных задач.

dqieyhd0

Работа электронного архива

Современный электронный архив документов удобно интегрируется с прикладными программами управления предприятием, в первую очередь «1С Предприятие», и с другими управляющими системами.

Одинаковые форматы автоматически интегрируют архив системой управления, одновременно ее разгружая.

Общие принципы работы архива:

  • Загрузка документов поодиночке или пачками, и в любой последовательности. Архивные программы распознают документы по их типу, распределят по разделам хранения, присваивая уникальные наименования по общим принципам.
  • Архив сам распределяет документы, и предоставляет возможность пользователям – руководителям формировать доступы сотрудникам.
  • Универсальный поиск извлечет документ для использования по любому критерию или просо части текста документе.

Теперь руководство предприятия не беспокоится о месте хранения и безопасности архива. К нему обеспечен мгновенный доступ в любое время года и суток.

Организовать электронный архив документов позволит программа Скан архив. Подробнее с возможностями софта Скан архив гэндальф можно ознакомиться на сайте scan-archive.ru.

ixobvots

Преимущества электронного архива в облачном сервисе

Такие программы, как скан архив, имеют следующие достоинства:

  • Архивные программы автоматически распознают более 20 видов документов. Предприятие освобождается от любых форм архивов. Не требуются дополнительные технические средства.
  • В облачном формате доступ не ограничивается временем и объемом хранения. Объем наращивается по ходу работы в необходимом количестве.
  • Сокращение времени доступа при документообороте.
  • Высокий уровень безопасности хранения соответствует банковскому уровню хранения.
  • Все документы могут легко оформляться для отчетности, или формировать данные для предоставления в налоговые службы.

Оставить комментарий