Хранение документов в архиве

Дата публикации: 01.09.2018 Рубрика: Бизнес

Архив представляет собой особую организацию или определенное структурное подразделение, занимающееся приемом и последующим хранением документации с целью ее последующего применения.

Хранение документов в архиве

На крупном предприятии за хранение всех документов отвечает ведомственный архив, а вот материалы малого и среднего бизнеса располагаются в канцелярии, и занимается этим секретарь.

Организация документооборота и хранение документов на этом сайте предполагают систематизацию материалов перед помещением их в архив.

Это необходимо для того, чтобы потом при запланированной или спонтанной налоговой проверке можно было быстро найти необходимый документ.

Согласно нормативным и законодательным актам хранение большей части документов осуществляется в течение пяти лет.

В первую очередь, это имеет отношение к первичным и уставным документам, бухгалтерским отчетам, материалам финансово-хозяйственной деятельности. В некоторых ситуациях сроки могут быть изменены.

Чаще всего при передаче материалов в архив все документы формируют в дела, то есть систематизируют и подшивают по определенному признаку – типу отчета, периоду.

Правильная организация делопроизводства является залогом успешной работы того или иного предприятия. Ответственность за хранение документов несет руководитель организации и главный бухгалтер.

Именно на них будет распространяться административная и налоговая ответственность в случае утери документов или ненадлежащего их хранения.

Материалы за отчетный период могут находиться непосредственно в офисе предприятия, однако в этом случае они нередко затрудняют работу сотрудников.

Хранение документов в архиве

Это напрямую связано с огромным количеством документов в крупных предприятиях и отсутствием специалиста, который может систематизировать все материалы.

Нередко текучка кадров и приход новых людей приводит к полной или частичной утере информации, что нередко влечет за собой последствия – административные и налоговые штрафы.

Кроме того, архив может пострадать в случае несоблюдения правил хранения материалов или же в результате внешних воздействий, например, хищения третьими лицами или пожара.

Это в обязательном порядке должно быть зафиксировано правоохранительными органами и соответствующими службами.

Решить большое количество проблем могут специализированные архивы – хранилища документов. Сотрудники их не просто систематизируют информацию, но и шифруют ее.

Система безопасности, наличие камер видеонаблюдения полностью исключают похищение документов.

Система пожаротушения, датчики, контролирующие температуру и влажность в помещении, позволяют избежать внешних воздействий и повреждения материалов.

Далее на видео вы можете ознакомиться с памяткой по подготовке и передаче документов в архив.

1 комментарий к записи “Хранение документов в архиве”

  1. adianon:

    Сегодня архив предпочитают размещать в облаке, таким образом персонал имеет возможность наполнять и черпать информацию напрямую из программы, а не через бюрократическую цепочку, плюс так удобнее вести бухгалтерию.

Оставить комментарий