Архив представляет собой особую организацию или определенное структурное подразделение, занимающееся приемом и последующим хранением документации с целью ее последующего применения.
На крупном предприятии за хранение всех документов отвечает ведомственный архив, а вот материалы малого и среднего бизнеса располагаются в канцелярии, и занимается этим секретарь.
Организация документооборота и хранение документов на этом сайте предполагают систематизацию материалов перед помещением их в архив.
Это необходимо для того, чтобы потом при запланированной или спонтанной налоговой проверке можно было быстро найти необходимый документ.
Согласно нормативным и законодательным актам хранение большей части документов осуществляется в течение пяти лет.
В первую очередь, это имеет отношение к первичным и уставным документам, бухгалтерским отчетам, материалам финансово-хозяйственной деятельности. В некоторых ситуациях сроки могут быть изменены.
Чаще всего при передаче материалов в архив все документы формируют в дела, то есть систематизируют и подшивают по определенному признаку – типу отчета, периоду.
Правильная организация делопроизводства является залогом успешной работы того или иного предприятия. Ответственность за хранение документов несет руководитель организации и главный бухгалтер.
Именно на них будет распространяться административная и налоговая ответственность в случае утери документов или ненадлежащего их хранения.
Материалы за отчетный период могут находиться непосредственно в офисе предприятия, однако в этом случае они нередко затрудняют работу сотрудников.
Это напрямую связано с огромным количеством документов в крупных предприятиях и отсутствием специалиста, который может систематизировать все материалы.
Нередко текучка кадров и приход новых людей приводит к полной или частичной утере информации, что нередко влечет за собой последствия – административные и налоговые штрафы.
Кроме того, архив может пострадать в случае несоблюдения правил хранения материалов или же в результате внешних воздействий, например, хищения третьими лицами или пожара.
Это в обязательном порядке должно быть зафиксировано правоохранительными органами и соответствующими службами.
Решить большое количество проблем могут специализированные архивы – хранилища документов. Сотрудники их не просто систематизируют информацию, но и шифруют ее.
Система безопасности, наличие камер видеонаблюдения полностью исключают похищение документов.
Система пожаротушения, датчики, контролирующие температуру и влажность в помещении, позволяют избежать внешних воздействий и повреждения материалов.
Далее на видео вы можете ознакомиться с памяткой по подготовке и передаче документов в архив.
Сегодня архив предпочитают размещать в облаке, таким образом персонал имеет возможность наполнять и черпать информацию напрямую из программы, а не через бюрократическую цепочку, плюс так удобнее вести бухгалтерию.